Sollte ich als Unternehmen Social Media Guidelines erstellen?

Unter­neh­men wün­schen sich eine trans­pa­rente und authen­ti­sche Kom­mu­ni­ka­tion und doch herrscht noch in vie­len Unter­neh­men die Angst davor, die Kom­mu­ni­ka­tion den Mit­ar­bei­tern zu über­las­sen. Ist denn die Kom­mu­ni­ka­tion von Mit­ar­bei­tern in Social Media Kanä­len wirk­lich so neu? Als vor x Jah­ren jeder Mit­ar­bei­ter eine E-Mail Adresse bekom­men hat, hat sich das Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ver­hal­ten des Unter­neh­mens doch auch geän­dert und auch dort wurde nicht jede E-Mail über­prüft bevor sie ver­schickt wurde. Plötz­lich konnte jeder Mit­ar­bei­ter mit sei­nen Kun­den, Part­nern und Lie­fe­ran­ten direk­ter und schnel­ler kom­mu­ni­zie­ren. In der heu­ti­gen Zeit ver­mi­schen sich die Akti­vi­tä­ten der Mit­ar­bei­ter. Es wird wäh­rend der Arbeits­zeit in sozia­len Netz­wer­ken kom­mu­ni­ziert und auch nach Fei­er­abend und am Wochen­ende. Sehr oft lässt sich auch ein direk­ter Bezug zwi­schen der Per­son und dem Unter­neh­men in dem er beschäf­tigt ist her­stel­len und manch­mal kann es pas­sie­ren das etwas geschrie­ben wird womit das Unter­neh­men nicht ein­ver­stan­den ist. Das pas­siert meis­tens nicht mit Absicht, son­dern ein­fach weil die Mit­ar­bei­ter nicht wis­sen, wie Sie sich in den ver­schie­de­nen Kanä­len ver­hal­ten sol­len. Um diese Unge­wiss­heit auf­zu­fan­gen, bie­tet es sich an Social Media Gui­de­lines zu erstellen.

Was sind Social Media Guidelines?

Social Media Gui­de­lines sind Richt­li­nien, die die Mit­ar­bei­ter bei der Nut­zung der sozia­len Medien unter­stüt­zen sollen.

Social Media Gui­de­lines hoch im Kurs

Horizont.net ver­öf­fent­lichte jüngst Zah­len zu die­sem Thema, inter­es­sant ist die stei­gende Ent­wick­lung. 2010 und 2011 wur­den jeweils dop­pelt so viele Gui­de­lines ver­öf­fent­licht, wie in 2009. Über die Hälfte der Unter­neh­men nutz­ten Social Media Gui­de­lines zusätz­lich dazu Inhalts­emp­feh­lun­gen zu geben, zwei Drit­tel der Gui­de­lines sind für Mit­ar­bei­ter bin­dend. Ebenso bit­ten ca. zwei Drit­tel um Iden­ti­fi­ka­tion der Arbeit­neh­mer im Inter­net. Auch die Deut­sche Medi­en­be­ob­ach­tung stellte kürz­lich Trends von Social Media Gui­de­lines in einer Prä­sen­ta­tion zusam­men. Die Gui­de­lines sind meist als PDF-Format ver­füg­bar, aber Ansprech­part­ner wer­den oft nicht genannt, heißt es hier.

Wor­auf muss man beim erstel­len achten?

Die Gui­de­lines soll­ten kurz und prä­gnant sein. Was nützt es Ihnen, wenn Sie sei­ten­lange Richt­li­nien fest­le­gen, die sich nie­mand mer­ken kann oder sie so lang sind das sie nie­mand zu Ende liest. Jedem Mit­ar­bei­ter sollte bewusst sein, dass er eigen­ver­ant­wort­lich bei sei­nen Äuße­run­gen han­delt und wenn er eine pri­vate Mei­nung äußert, dann sollte dies auch kennt­lich gemacht wer­den. Es sollte auch jeder Mit­ar­bei­ter auf die gesetz­li­chen Vor­ga­ben (z.B. Daten­schutz, Urheber- und Mar­ken­recht) hin­ge­wie­sen wer­den. Bin­den Sie bei der Pla­nung und Erstel­lung der Gui­de­lines Ihre Mit­ar­bei­ter mit ein. Viele Mit­ar­bei­ter sind schon sehr aktiv in den sozia­len Net­zen und wis­sen was ange­bracht ist und was nicht. Pla­nen Sie eine Schu­lungs­phase mit ein. Es wird in Ihrem Unter­neh­men viele Mit­ar­bei­ter geben, die noch nie in einem sozia­lem Netz­werk kom­mu­ni­ziert haben. Las­sen Sie Ihre Mit­ar­bei­ter damit nicht alleine, son­dern unter­stüt­zen sie Sie dabei mit Schu­lun­gen, Work­shops, Videos usw.. Man­che Unter­neh­men haben bereits gute Social Media Gui­de­lines erstellt, bei denen man sich inspi­rie­ren las­sen kann. So sind z.B. die Gui­de­lines von IBM, SAP und Kodak frei zugäng­lich im Netz ver­füg­bar. Ein wei­te­res gutes Bei­spiel für Tipps im Umgang mit Social Media hat jüngst Kro­nes her­vor­ge­bracht, natür­lich in beweg­tem Bild.

Was benö­tige ich noch um Social Media Gui­de­lines zu erstellen?

Die Gui­de­lines die andere Unter­neh­men bereits umge­setzt haben, kön­nen als ein Anhalt die­nen. Zusätz­lich gibt es noch wei­tere Infor­ma­tio­nen von der BDVW und BITKOM. Dort wer­den Bei­spiele und Tipps gege­ben, die Ihrem Unter­neh­men beim erstel­len von Social Media Gui­de­lines behilf­lich sein kön­nen. Sollte man noch wenig Erfah­rung im Bereich der Social Media Akti­vi­tä­ten haben, dann bie­tet es sich natür­lich auch an, sich externe Hilfe zu holen. So könnte man z.B. eine Agen­tur mit in die Pla­nung der Stra­te­gie mit einbeziehen.

Benö­tige ich für mein Unter­neh­men Social Media Guidelines?

In einem Unter­neh­men arbei­ten ganz unter­schied­li­che Men­schen und jeder bringt andere Kom­pe­ten­zen und Fähig­kei­ten mit. So gibt es Mit­ar­bei­ter, die schon seit Jah­ren in den sozia­len Medien aktiv sind und sich wahr­schein­lich auch ohne Gui­de­lines rich­tig Ver­hal­ten wür­den. Es gibt aber auch Mit­ar­bei­ter die noch keine Erfah­rung mit die­sen Medien und die­ser Art der Kom­mu­ni­ka­tion gesam­melt haben. Damit sich nie­mand ver­lo­ren fühlt und sich alle Mit­ar­bei­ter nach fest­ge­leg­ten Richt­li­nien ori­en­tie­ren kön­nen, sollte jedes Unter­neh­men das Social Media Akti­vi­tä­ten ein­setzt auch Social Media Gui­de­lines erstel­len. Las­sen Sie die Mit­ar­bei­ter die Richt­li­nien mit­be­stim­men und unter­stüt­zen Sie die Mit­ar­bei­ter bei der Umsetzung.

Grund­sätz­lich ist ein eige­nes Social Media Enga­ge­ment des Unter­neh­mens keine zwin­gende Not­wen­dig­keit um Social Media Gui­de­lines zu erstel­len. Es macht auch ohne eigene Prä­senz Sinn sei­nen Mit­ar­bei­tern Hil­fe­stel­lung im Umgang mit Accounts von Part­nern, Wett­be­wer­bern oder Kun­den zu geben.