10 November 2011 Rainer Schürg

Sollte ich als Unternehmen Social Media Guidelines erstellen?

Unternehmen wünschen sich eine transparente und authentische Kommunikation und doch herrscht noch in vielen Unternehmen die Angst davor, die Kommunikation den Mitarbeitern zu überlassen. Ist denn die Kommunikation von Mitarbeitern in Social Media Kanälen wirklich so neu? Als vor x Jahren jeder Mitarbeiter eine E-Mail Adresse bekommen hat, hat sich das Kommunikationsverhalten des Unternehmens doch auch geändert und auch dort wurde nicht jede E-Mail überprüft bevor sie verschickt wurde. Plötzlich konnte jeder Mitarbeiter mit seinen Kunden, Partnern und Lieferanten direkter und schneller kommunizieren. In der heutigen Zeit vermischen sich die Aktivitäten der Mitarbeiter. Es wird während der Arbeitszeit in sozialen Netzwerken kommuniziert und auch nach Feierabend und am Wochenende. Sehr oft lässt sich auch ein direkter Bezug zwischen der Person und dem Unternehmen in dem er beschäftigt ist herstellen und manchmal kann es passieren das etwas geschrieben wird womit das Unternehmen nicht einverstanden ist. Das passiert meistens nicht mit Absicht, sondern einfach weil die Mitarbeiter nicht wissen, wie Sie sich in den verschiedenen Kanälen verhalten sollen. Um diese Ungewissheit aufzufangen, bietet es sich an Social Media Guidelines zu erstellen.

Was sind Social Media Guidelines?

Social Media Guidelines sind Richtlinien, die die Mitarbeiter bei der Nutzung der sozialen Medien unterstützen sollen.

Social Media Guidelines hoch im Kurs

Horizont.net veröffentlichte jüngst Zahlen zu diesem Thema, interessant ist die steigende Entwicklung. 2010 und 2011 wurden jeweils doppelt so viele Guidelines veröffentlicht, wie in 2009. Über die Hälfte der Unternehmen nutzten Social Media Guidelines zusätzlich dazu Inhaltsempfehlungen zu geben, zwei Drittel der Guidelines sind für Mitarbeiter bindend. Ebenso bitten ca. zwei Drittel um Identifikation der Arbeitnehmer im Internet. Auch die Deutsche Medienbeobachtung stellte kürzlich Trends von Social Media Guidelines in einer Präsentation zusammen. Die Guidelines sind meist als PDF-Format verfügbar, aber Ansprechpartner werden oft nicht genannt, heißt es hier.

Worauf muss man beim erstellen achten?

Die Guidelines sollten kurz und prägnant sein. Was nützt es Ihnen, wenn Sie seitenlange Richtlinien festlegen, die sich niemand merken kann oder sie so lang sind das sie niemand zu Ende liest. Jedem Mitarbeiter sollte bewusst sein, dass er eigenverantwortlich bei seinen Äußerungen handelt und wenn er eine private Meinung äußert, dann sollte dies auch kenntlich gemacht werden. Es sollte auch jeder Mitarbeiter auf die gesetzlichen Vorgaben (z.B. Datenschutz, Urheber- und Markenrecht) hingewiesen werden. Binden Sie bei der Planung und Erstellung der Guidelines Ihre Mitarbeiter mit ein. Viele Mitarbeiter sind schon sehr aktiv in den sozialen Netzen und wissen was angebracht ist und was nicht. Planen Sie eine Schulungsphase mit ein. Es wird in Ihrem Unternehmen viele Mitarbeiter geben, die noch nie in einem sozialem Netzwerk kommuniziert haben. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter damit nicht alleine, sondern unterstützen sie Sie dabei mit Schulungen, Workshops, Videos usw.. Manche Unternehmen haben bereits gute Social Media Guidelines erstellt, bei denen man sich inspirieren lassen kann. So sind z.B. die Guidelines von IBM, SAP und Kodak frei zugänglich im Netz verfügbar. Ein weiteres gutes Beispiel für Tipps im Umgang mit Social Media hat jüngst Krones hervorgebracht, natürlich in bewegtem Bild.

Was benötige ich noch um Social Media Guidelines zu erstellen?

Die Guidelines die andere Unternehmen bereits umgesetzt haben, können als ein Anhalt dienen. Zusätzlich gibt es noch weitere Informationen von der BDVW und BITKOM. Dort werden Beispiele und Tipps gegeben, die Ihrem Unternehmen beim erstellen von Social Media Guidelines behilflich sein können. Sollte man noch wenig Erfahrung im Bereich der Social Media Aktivitäten haben, dann bietet es sich natürlich auch an, sich externe Hilfe zu holen. So könnte man z.B. eine Agentur mit in die Planung der Strategie mit einbeziehen.

Benötige ich für mein Unternehmen Social Media Guidelines?

In einem Unternehmen arbeiten ganz unterschiedliche Menschen und jeder bringt andere Kompetenzen und Fähigkeiten mit. So gibt es Mitarbeiter, die schon seit Jahren in den sozialen Medien aktiv sind und sich wahrscheinlich auch ohne Guidelines richtig Verhalten würden. Es gibt aber auch Mitarbeiter die noch keine Erfahrung mit diesen Medien und dieser Art der Kommunikation gesammelt haben. Damit sich niemand verloren fühlt und sich alle Mitarbeiter nach festgelegten Richtlinien orientieren können, sollte jedes Unternehmen das Social Media Aktivitäten einsetzt auch Social Media Guidelines erstellen. Lassen Sie die Mitarbeiter die Richtlinien mitbestimmen und unterstützen Sie die Mitarbeiter bei der Umsetzung.

Grundsätzlich ist ein eigenes Social Media Engagement des Unternehmens keine zwingende Notwendigkeit um Social Media Guidelines zu erstellen. Es macht auch ohne eigene Präsenz Sinn seinen Mitarbeitern Hilfestellung im Umgang mit Accounts von Partnern, Wettbewerbern oder Kunden zu geben.

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